Softwareanbieter auswählen: Zehn Fragen, bevor Sie unterschreiben

Wer schon einmal drei Angebote für dasselbe Softwareprojekt eingeholt hat, kennt das Gefühl. Das erste Angebot ist eine Seite lang und nennt einen Gesamtbetrag. Das zweite listet vierzig Positionen auf und das dritte spricht von „Sprints” und „Story Points”. Alle drei beschreiben angeblich dasselbe Vorhaben, aber vergleichen lässt sich kaum etwas. Am Ende entscheidet oft der Bauch, die Sympathie oder die Zahl ganz unten. Wer einen Softwareanbieter auswählen will, braucht deshalb vor allem die richtigen Fragen.

Das ist verständlich, aber riskant. Der Preis ist bei Software nur eine von vielen Größen und häufig nicht die wichtigste. Was Sie nach der Unterschrift tatsächlich in der Hand halten, hängt an Fragen, die im Angebot gar nicht auftauchen: Wem gehört das Ergebnis? Wer kommt an Ihre Daten? Was passiert, wenn der Anbieter nicht mehr liefern kann oder will? Solche Punkte lassen sich vorher klären. Hinterher sind sie teuer.

Dieser Artikel liefert zehn Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen können, egal ob er Individualsoftware baut, Prozesse automatisiert oder ein bestehendes System anpasst. Zu jeder Frage erfahren Sie, warum sie wichtig ist und woran Sie eine gute Antwort erkennen. Am Ende steht eine einfache Bewertungsmatrix, mit der Sie die Antworten mehrerer Anbieter nebeneinanderlegen können. Auch unsere eigenen Antworten sollten Sie auf diese Weise prüfen, denn eine Anbieterauswahl, die nur eine Seite befragt, ist keine.

Softwareanbieter auswählen: So nutzen Sie die Fragen

Die Fragen sind keine Prüfungsaufgabe, die ein Anbieter bestehen muss. Sie sind ein Gesprächsleitfaden. Stellen Sie sie am besten schriftlich vor dem zweiten Termin, also dann, wenn der Anbieter Ihr Vorhaben im Grunde verstanden hat und ein konkretes Angebot vorbereitet. Schriftliche Antworten haben einen praktischen Vorteil: Sie lassen sich später in den Vertrag übernehmen oder zumindest als Referenz heranziehen, wenn Meinungen auseinandergehen.

Achten Sie dabei weniger auf die Perfektion der Antwort als auf ihre Art. Ein Anbieter, der offen sagt „Das hängt von Ihrem Fall ab und zwar so”, ist meist glaubwürdiger als einer, der jede Frage mit einem knappen „Kein Problem” beantwortet. Gute Antworten sind konkret, benennen Bedingungen und kennen Grenzen. Schlechte Antworten sind allgemein, ausweichend oder verschieben das Thema auf später.

Eine Vorbemerkung noch zur Reihenfolge. Wenn Sie selbst noch nicht genau wissen, was gebaut werden soll, helfen die Fragen nur begrenzt, weil auch der beste Anbieter dann Annahmen treffen muss. In diesem Fall lohnt sich zuerst eine saubere Beschreibung des Ablaufs. Wie das aussieht, zeigt die Leistung Prozessanalyse. Und wenn Sie unsicher sind, wo Ihr Betrieb insgesamt steht, hilft der digitale Reifegrad-Check bei der ersten Einordnung.

Vorgehen und Verantwortung: Fragen 1 bis 3

Der erste Block betrifft das, was im Projektalltag am meisten Reibung erzeugt: Wer macht was, wie wird abgestimmt und was passiert, wenn sich etwas ändert.

Frage 1: Wer ist meine feste Ansprechperson und wer arbeitet tatsächlich am Projekt?

Im Vertrieb sitzt häufig eine andere Person als später in der Umsetzung. Das ist nicht unseriös, aber Sie sollten wissen, mit wem Sie es zu tun haben werden. Fragen Sie nach einer festen Ansprechperson, nach der Größe des Teams und danach, ob Teile der Arbeit an Dritte vergeben werden.

Eine gute Antwort nennt Namen oder zumindest Rollen und erklärt, wie Vertretung geregelt ist. Auch der Hinweis, dass Unterauftragnehmer eingesetzt werden, ist kein schlechtes Zeichen, solange er offen kommt. Bedenklich wird es, wenn die Antwort ausweicht oder wenn sich erst später herausstellt, dass wichtige Arbeiten ganz woanders erledigt werden. Bei personenbezogenen Daten hat das übrigens auch eine rechtliche Seite, dazu mehr bei Frage 6.

Frage 2: Wie sieht die Abstimmung im Alltag aus und wann sehe ich erste Ergebnisse?

Software, die erst nach Monaten zum ersten Mal gezeigt wird, ist ein Risiko. Der Grund liegt nicht im Anbieter, sondern in der Natur des Vorhabens: Ihre Anforderungen werden beim Anschauen erst richtig klar. Fragen Sie deshalb, in welchem Rhythmus Sie lauffähige Zwischenstände sehen, wie Rückmeldungen eingearbeitet werden und wie Sie den Fortschritt nachvollziehen können.

Eine gute Antwort beschreibt einen festen Takt, zum Beispiel regelmäßige Vorführungen mit Ihrer Fachabteilung und erklärt, wie Feedback festgehalten wird. Dass dabei auch Dinge verworfen oder umgebaut werden, sollte der Anbieter als normal darstellen. Vorsicht ist angebracht, wenn Fortschritt nur in Berichten und Prozentzahlen sichtbar ist, nie aber in etwas, das Sie selbst anklicken können.

Frage 3: Wie gehen Sie mit Änderungen um, die erst während des Projekts auffallen?

Kein Projekt verläuft exakt nach Plan. Spätestens wenn die Fachabteilung den ersten Entwurf sieht, kommen Wünsche, die vorher niemand bedacht hat. Entscheidend ist, wie der Anbieter damit umgeht. Das betrifft Kosten und Zeit gleichermaßen.

Eine gute Antwort beschreibt ein festes Verfahren: Änderung aufnehmen, Auswirkung auf Aufwand und Termin benennen, gemeinsam entscheiden. Sie sollten verstehen, was im vereinbarten Umfang liegt und was nicht, bevor es zum Streit kommen kann. Bedenklich ist die Aussage, dass sich alles „im Laufe des Projekts schon ergibt”, ebenso wie ein Vertrag, der Änderungen pauschal ausschließt, ohne einen Weg zu zeigen, wie sie trotzdem berücksichtigt werden.

Eigentum und Unabhängigkeit: Fragen 4 und 5

Der zweite Block entscheidet darüber, ob Sie nach dem Projekt ein Werkzeug besitzen oder eine Abhängigkeit mieten. Beides kann legitim sein. Sie sollten nur wissen, was Sie vor sich haben.

Frage 4: Wem gehört der Quelltext und welche Nutzungsrechte erhalte ich?

Bei Individualsoftware ist das die wohl wichtigste Frage überhaupt. Gemeint ist, ob Sie den Quelltext erhalten, ob Sie ihn ändern oder von Dritten weiterentwickeln lassen dürfen und ob Teile davon aus Bausteinen bestehen, die der Anbieter auch bei anderen Kunden einsetzt. Eine saubere Antwort unterscheidet zwischen dem, was für Sie entwickelt wurde und dem, was als wiederverwendbarer Baustein oder fremde Komponente dazukommt.

Eine gute Antwort ist konkret und lässt sich im Vertrag wiederfinden. Sie nennt, welche Rechte Sie bekommen, ob sie zeitlich oder räumlich begrenzt sind und ob Sie den Quelltext bei Vertragsende oder nach Abnahme erhalten. Dass der Anbieter eigene Bausteine weiterverwendet, ist üblich und sinnvoll, solange Sie die Software damit weiterbetreiben dürfen. Bedenklich ist die Aussage „Das regeln wir später” oder eine Konstruktion, in der Sie die Software nur nutzen können, solange der Anbieter sie hostet und pflegt.

Die genaue Ausgestaltung solcher Nutzungsrechte ist eine rechtliche Frage. Lassen Sie den Vertrag deshalb von einer Rechtsanwältin oder einem Rechtsanwalt prüfen, bevor Sie unterschreiben. Wir geben hier keine Rechtsberatung, sondern zeigen, welche Punkte auf Ihre Liste gehören.

Frage 5: Wie ist die Software dokumentiert und wie schwer ist es, einen anderen Anbieter zu beauftragen?

Selbst wenn Sie den Quelltext besitzen, nützt er wenig, wenn ihn niemand außer dem Ersteller versteht. Gute Dokumentation, eine nachvollziehbare Struktur und ein übliches Technologiepaket entscheiden darüber, ob später ein anderes Team einsteigen kann. Der Begriff dafür ist Wartbarkeit und er hat direkte Folgen für Ihre Kosten in drei, fünf oder zehn Jahren.

Fragen Sie nach Art und Umfang der Dokumentation, nach der verwendeten Versionsverwaltung und nach dem Technologiestack. Wenn Ihnen diese Begriffe fremd sind, erklären sie die Glossareinträge zu Versionskontrolle und Technologiestack knapp und ohne Fachjargon. Eine gute Antwort beschreibt verbreitete Technologien, nachvollziehbare Ordnung im Code und eine Dokumentation, die auch für Außenstehende gedacht ist. Zusätzlich punktet, wer Bausteine aus dem Open-Source-Bereich verwendet, weil sich dafür leichter Fachleute finden lassen. Bedenklich sind exotische Eigenentwicklungen ohne Dokumentation, die faktisch nur der Ersteller warten kann.

Daten und Sicherheit: Fragen 6 und 7

Sobald die Software echte Geschäftsdaten verarbeitet, gehören Datenschutz und Sicherheit auf die Liste. Viele Betriebe unterschätzen diesen Block, weil er im Angebot selten vorkommt und die Gespräche sich auf Funktionen konzentrieren.

Frage 6: Werden personenbezogene Daten verarbeitet und gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Sobald der Anbieter im Rahmen des Projekts Zugriff auf personenbezogene Daten erhält, zum Beispiel auf Kundenlisten, Mitarbeiterdaten oder Ansprechpersonen in Aufträgen, kann er als Auftragsverarbeiter gelten. Dann sieht die Datenschutz-Grundverordnung in Artikel 28 einen Vertrag vor. Nach dem Wortlaut von Artikel 28 DSGVO arbeitet der Verantwortliche nur mit Auftragsverarbeitern, die hinreichend Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Vertrags, der unter anderem Gegenstand und Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der Daten und die Kategorien betroffener Personen festlegt. Außerdem sieht der Artikel vor, dass der Auftragsverarbeiter Daten nur auf dokumentierte Weisung verarbeitet und keine weiteren Auftragsverarbeiter ohne Genehmigung des Verantwortlichen einsetzt.

Ob in Ihrem Fall tatsächlich eine Auftragsverarbeitung vorliegt, hängt vom Einzelfall ab und lässt sich nicht aus einem Blogartikel beantworten. Klären Sie das mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten. Für die Anbieterauswahl reicht zunächst, dass Sie die Frage stellen und die Reaktion beobachten.

Eine gute Antwort zeigt, dass der Anbieter das Thema kennt. Er bringt von sich aus einen Vertragsentwurf mit, kann technische und organisatorische Maßnahmen beschreiben und nennt, ob und welche Unterauftragnehmer beteiligt sind. Bedenklich ist, wenn die Frage Verwunderung auslöst oder wenn Sie die Auskunft bekommen, das sei „bei uns nicht nötig”, ohne dass jemand geprüft hat, welche Daten überhaupt im Spiel sind.

Frage 7: Wo liegen Ihre Daten, wer hat Zugriff und was passiert damit nach Projektende?

Diese Frage hat drei Teile. Erstens den Speicherort: bei Ihnen, beim Anbieter oder bei einem Hosting-Dienstleister und in welchem Land. Zweitens den Zugriff: welche Personen und welche Rollen auf Test- und Produktivdaten zugreifen dürfen, ob mit echten Daten getestet wird und wie Zugänge vergeben und wieder entzogen werden. Drittens das Ende: Nach Artikel 28 Absatz 3 sieht der Vertrag vor, dass der Auftragsverarbeiter nach Abschluss der Leistung alle personenbezogenen Daten nach Wahl des Verantwortlichen löscht oder zurückgibt und vorhandene Kopien löscht, sofern keine gesetzliche Speicherpflicht besteht.

Eine gute Antwort ist konkret und mit Dokumenten belegbar. Sie nennt Speicherort, Zugriffsrechte und einen Ablauf für Rückgabe oder Löschung. Auch die Frage nach Sicherungskopien gehört dazu: Wo liegen Backups, wie lange und wer kann sie wiederherstellen? Bedenklich sind pauschale Zusagen wie „Ihre Daten sind bei uns sicher”, die weder Ort noch Verfahren benennen.

Kosten und Zeit: Fragen 8 und 9

Zahlen sind der Teil, den die meisten zuerst anschauen und der, der am leichtesten missverstanden wird. Zwei Fragen helfen, die Angebote wirklich vergleichbar zu machen. Bitte beachten Sie: Hier geht es um die Art der Preisgestaltung, nicht um Beträge. Konkrete Zahlen hängen von Ihrem Vorhaben ab, eine erste Orientierung zu Faktoren liefert der Beitrag App entwickeln lassen: Kosten, Dauer und typische Fehler.

Frage 8: Ist das ein Festpreis oder eine Abrechnung nach Aufwand und was ist nicht enthalten?

Beide Modelle haben ihre Berechtigung. Ein Festpreis gibt Planungssicherheit, setzt aber einen genau beschriebenen Umfang voraus. Wo dieser fehlt, wird der Festpreis entweder sehr hoch angesetzt, um Risiken abzudecken, oder er führt später zu Streit über das, was „dazugehört”. Eine Abrechnung nach Aufwand ist flexibel, verlangt aber Vertrauen und regelmäßige Transparenz über den Verbrauch.

Fragen Sie nicht nur nach dem Modell, sondern nach dem, was ausdrücklich nicht im Preis steckt. Typische Kandidaten sind Schnittstellen zu Fremdsystemen, Datenübernahme aus Altsystemen, Schulungen, Tests mit Ihrer Fachabteilung, Hosting und Lizenzen für Drittsoftware. Eine gute Antwort kommt mit einer Aufstellung, die diese Punkte benennt. Bedenklich ist ein Angebot, das keine Ausschlüsse nennt, denn dann sind sie schlicht nicht geklärt.

Ein Beispiel zur Veranschaulichung, ausdrücklich als Annahme: Zwei Angebote für dieselbe Anwendung unterscheiden sich im Gesamtbetrag deutlich. Beim genauen Hinsehen enthält das günstigere keine Datenübernahme aus dem Altsystem und keine Schulung, das teurere schon. Rechnet man diese Posten nachträglich hinzu, liegen beide dicht beieinander. Der Vergleich über den Gesamtbetrag allein hätte in die Irre geführt.

Frage 9: Wie werden Mehraufwand und Terminverschiebungen behandelt und wer trägt welches Risiko?

Projekte können länger dauern als geplant, aus Gründen auf beiden Seiten. Manchmal fehlen Zuarbeiten von Ihrer Seite, manchmal unterschätzt der Anbieter einen Teil. Wichtig ist, dass vorher feststeht, wie damit umgegangen wird. Fragen Sie nach einem Verfahren für Verzögerungen, nach der Abnahme und danach, was passiert, wenn vereinbarte Meilensteine nicht erreicht werden.

Eine gute Antwort benennt auch Ihre eigenen Mitwirkungspflichten. Wer Ihnen offen sagt, dass das Projekt Zeit Ihrer Fachabteilung kostet und dass Verzögerungen dort das Ergebnis beeinflussen, meint es meist ernst. Bedenklich ist das Gegenteil: ein Versprechen, dass für Sie nahezu kein Aufwand entsteht. Software, die den Alltag Ihrer Leute verändert, kommt ohne deren Mitwirkung nicht aus.

Betrieb und Ausstieg: Frage 10

Die letzte Frage klingt unbequem, denn niemand plant gern das Ende einer Zusammenarbeit, bevor sie beginnt. Gerade deshalb gehört sie in die Verhandlung, solange beide Seiten noch freundlich sind.

Frage 10: Wie läuft der Betrieb nach dem Go-live und wie komme ich aus der Zusammenarbeit wieder heraus?

Software ist nach dem Start nicht fertig. Sie braucht Updates, Fehlerbehebung, Anpassungen an neue Anforderungen und gegebenenfalls Überwachung. Fragen Sie, was nach der Abnahme zum Leistungsumfang gehört, wie schnell auf Störungen reagiert wird und welche Verfügbarkeit angestrebt wird. Wenn Ihnen der Begriff nicht geläufig ist: Die Verfügbarkeit in der IT beschreibt, wie viel der Zeit ein System tatsächlich nutzbar ist.

Dazu kommt die Ausstiegsfrage. Wie lange läuft der Vertrag, mit welcher Frist können Sie kündigen und was bekommen Sie bei Vertragsende? Eine gute Antwort beschreibt eine geordnete Übergabe: Quelltext, Dokumentation, Zugangsdaten, Daten in einem lesbaren Format und Unterstützung beim Wechsel zu einem anderen Anbieter oder zum Eigenbetrieb. Auch diese Übergabe muss im Vertrag stehen, nicht nur in einer E-Mail. Bedenklich sind lange Bindungen ohne Kündigungsmöglichkeit, Daten in Formaten, die nur die Software des Anbieters lesen kann und Zusagen, die erst „im Fall der Fälle” geklärt werden sollen.

Wie dieser Betriebsteil aussehen kann, ist je nach Vorhaben verschieden. Eine Übersicht dazu, wann sich Eigenbetrieb, Betreuung durch den Anbieter oder eine Mischform lohnt, liegt außerhalb dieses Artikels. Für den Moment genügt, dass Sie die Frage gestellt haben und eine nachvollziehbare Antwort bekommen.

Gute und bedenkliche Antworten im Überblick

Die folgende Tabelle fasst zusammen, woran Sie in den Gesprächen den Unterschied erkennen. Sie ist bewusst kurz gehalten und dient als Merkhilfe, nicht als vollständige Prüfung.

Antworten vergleichbar machen: Die Bewertungsmatrix

Haben Sie mehrere Anbieter befragt, stehen Sie vor einem zweiten Problem: Zehn Antworten mal drei Anbieter ergeben dreißig Aussagen, die irgendwie gegeneinander abgewogen werden müssen. Eine einfache Matrix verhindert, dass am Ende doch nur der letzte Eindruck zählt.

Legen Sie dazu eine Tabelle an. In den Zeilen stehen die zehn Fragen, in den Spalten die Anbieter. Vergeben Sie pro Feld einen von drei Werten: 2 für eine konkrete, belegbare Antwort, 1 für eine brauchbare, aber unvollständige Antwort und 0 für eine ausweichende oder fehlende Antwort. Gewichten Sie dann nach dem, was für Ihren Betrieb wirklich zählt. Wer sensible Daten verarbeitet, gibt den Fragen 6 und 7 doppeltes Gewicht. Wer lange mit der Lösung arbeiten will, gewichtet 4, 5 und 10 stärker.

Die Werte in der Spalte „Gewicht” sind ein Beispiel und keine Empfehlung. Wichtiger als die Summe ist ohnehin das Muster. Hat ein Anbieter in einem Bereich durchgehend Nullen, sollten Sie diesen Punkt vor einer Entscheidung klären, auch wenn die Gesamtpunktzahl gut aussieht. Die Matrix ersetzt Ihr Urteil nicht, sie macht es nachvollziehbar, auch gegenüber Kolleginnen, Kollegen oder der Geschäftsführung, die den Prozess nicht miterlebt haben.

Ob eine Eigenentwicklung überhaupt die richtige Wahl ist

Bevor Sie Anbieter befragen, lohnt ein Schritt zurück. Nicht jedes Vorhaben braucht Individualsoftware. Manchmal passt eine Standardlösung, manchmal eine Kombination aus Standardsoftware und gezielter Automatisierung. Eine Entscheidungshilfe dazu finden Sie im Beitrag Standardsoftware oder individuelle Softwarelösung. Die Fragen aus diesem Artikel funktionieren auch dann, wenn Sie Standardsoftware einführen lassen, denn auch dort gelten Fragen zu Daten, Betrieb und Ausstieg.

Wenn Sie sich für eine eigene Anwendung entscheiden, hilft es, den Anbieter früh in die Klärung einzubinden und nicht erst, wenn alles feststeht. Eine gute Zusammenarbeit beginnt oft mit einer gemeinsamen Bestandsaufnahme der Abläufe. Wie wir bei Individualsoftware vorgehen, steht auf der Leistungsseite. Wenn Sie uns später selbst mit diesen zehn Fragen prüfen, freuen wir uns darüber, denn es zeigt, dass Sie die Entscheidung ernst nehmen.

Ihr nächster Schritt: Fragen versenden

Der praktische Teil ist überschaubar. Kopieren Sie die zehn Fragen in ein Dokument, ergänzen Sie ein bis zwei Fragen zu Ihrer Branche oder Ihrem System und schicken Sie das Dokument allen Anbietern, die in die engere Wahl kommen. Setzen Sie eine Frist von etwa einer Woche und vereinbaren Sie danach ein kurzes Gespräch zu den Antworten, die noch unklar sind. Tragen Sie die Ergebnisse in die Matrix ein und besprechen Sie sie mit den Personen, die später mit der Software arbeiten werden.

Rechnen Sie damit, dass nicht jede Frage in jedem Fall passt. Bei einer kleinen Automatisierung ohne personenbezogene Daten sind die Fragen 6 und 7 schnell beantwortet. Bei einer Anwendung, in der Kundendaten durchlaufen, verdienen sie mehr Zeit. Das ist in Ordnung. Der Wert der Liste liegt darin, dass Sie nichts Wichtiges vergessen und den Anbietern zeigen, dass Sie wissen, worauf es ankommt.

Quellen

Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), Artikel 28 „Auftragsverarbeiter”, Wortlaut abgerufen im Oktober 2026: Art. 28 DSGVO.

Wichtiger Hinweis: Dieser Beitrag enthält allgemeine Informationen ohne Prüfung Ihres Einzelfalls und ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Datenschutzberatung. Die THiiiNK GmbH erbringt keine Rechtsberatung. Die Angaben beschreiben den Stand im Oktober 2026 und können sich ändern. Bitte wenden Sie sich für Ihren Einzelfall an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt, an Ihre Steuerberatung oder an Ihre bzw. Ihren Datenschutzbeauftragten.

Transparenzhinweis: Bei der Erstellung dieses Beitrags kam KI-Unterstützung zum Einsatz.