7 Anzeichen, dass sich Ihre Prozesse automatisieren lassen sollten

Sieben Anzeichen wiederholen sich in nahezu jedem Betrieb, dessen Prozesse sich automatisieren lassen sollten, unabhängig von Branche oder Größe. Wer mehr als drei davon bei sich wiedererkennt, verliert wahrscheinlich schon heute mehr Zeit und Geld, als eine erste Automatisierung kosten würde.

7 Anzeichen: Prozesse automatisieren oder nicht?

Der gemeinsame Nenner hinter allen 7 Anzeichen

Auf den ersten Blick wirken diese 7 Punkte wie sieben unterschiedliche Probleme. Tatsächlich steckt fast immer dasselbe Muster dahinter: Die Information existiert bereits irgendwo im Unternehmen, sie ist nur nicht dort, wo sie gebraucht wird, oder nicht in einer Form, die ein System direkt verwenden kann. Eine Rechnung liegt als PDF im Posteingang statt strukturiert im Buchhaltungssystem. Der Status eines Vorgangs steht im Kopf einer einzelnen Person statt in einem gemeinsamen Tool. Deshalb springt an genau dieser Stelle ein Mensch ein und überbrückt die Lücke von Hand, jeden Tag aufs Neue.

Diese Lücke zu schließen ist meist kein großes technisches Projekt, sondern eine gezielte Automatisierung des einzelnen Übergangs: aus der E-Mail ins System, aus dem Kopf in eine geteilte Übersicht.

Alle 7 Anzeichen im Detail

1. Dateneingabe an mehreren Stellen

Eine neue Bestellung wird zuerst im CRM erfasst, dann noch einmal ins Warenwirtschaftssystem übertragen und teilweise auch in einer Excel-Liste für das Reporting nachgetragen. Jede dieser Eingaben ist für sich genommen schnell erledigt, das Risiko liegt in der Summe: Bei drei parallelen Eingabestellen wächst die Wahrscheinlichkeit, dass sich mindestens eine davon vom Original unterscheidet, deutlich.

2. Rechnungsverarbeitung mit vielen Rückfragen

Eine eingehende Rechnung lässt sich nicht ohne Weiteres einer Bestellung zuordnen, weil die Rechnungsnummer des Absenders nicht mit der eigenen Bestellnummer übereinstimmt oder ein Bezug fehlt. Die Buchhaltung muss dann beim Absender oder in der Fachabteilung nachfragen, bevor die Rechnung überhaupt bearbeitet werden kann. Jede dieser Rückfragen kostet auf beiden Seiten Zeit und verzögert häufig auch die Zahlung, was wiederum das Verhältnis zum Lieferanten belasten kann.

3. Reporting, das jede Woche neu zusammengebaut wird

Dieselbe Auswertung entsteht Woche für Woche durch dieselben manuellen Schritte: Zahlen aus zwei oder drei Systemen exportieren, in eine Tabelle kopieren, Formeln neu anwenden. Fällt die zuständige Person aus, entsteht häufig eine Lücke, weil niemand sonst genau weiß, welche Schritte in welcher Reihenfolge nötig sind. Ein Prozess, der nur eine Person wirklich beherrscht, ist ein stilles Risiko, unabhängig davon, wie zuverlässig diese Person sonst ist.

4. Freigabe-Workflows über E-Mail-Ketten

Eine Bestellung über einem bestimmten Betrag braucht eine Freigabe, die per E-Mail an eine Führungskraft geht. Ist diese Person im Urlaub oder stark eingebunden, bleibt der Vorgang liegen, ohne dass jemand anderes eingreifen kann, weil es keinen definierten Vertretungsweg gibt. Ein klarer, dokumentierter Freigabe-Workflow löst genau dieses Problem, unabhängig davon, ob er digital oder auf Papier abgebildet ist.

5. Wiederkehrende Rückfragen zum Status

„Wie weit sind wir mit dem Auftrag XY?“ ist eine der häufigsten Fragen in Chats und Anrufen, wenn der aktuelle Stand eines Vorgangs nirgends zentral einsehbar ist. Jede dieser Nachfragen unterbricht die eigentliche Arbeit der gefragten Person, oft mehrfach am Tag für denselben Vorgang, wenn mehrere Kolleg:innen unabhängig voneinander nachfragen.

6. Excel als inoffizielles Zusatzsystem

Neben der eigentlichen Unternehmenssoftware läuft eine selbst gepflegte Excel-Liste mit, die eigentlich fehlende Funktionen ausgleicht, etwa eine bessere Übersicht oder zusätzliche Auswertungen. Das Problem: Diese Liste existiert meist nur lokal bei einer Person, wird nicht automatisch aktualisiert und weicht über die Zeit unbemerkt vom eigentlichen System ab.

7. Fehler, die erst spät auffallen

Ein falsch übertragener Wert fällt oft erst auf, wenn ein Kunde sich meldet, weil eine Lieferung nicht wie besprochen ankam, oder wenn am Monatsende die Zahlen nicht zusammenpassen. Je später ein Fehler entdeckt wird, desto aufwendiger die Korrektur, weil sich der Fehler bis dahin oft schon in Folgeschritten fortgesetzt hat.

Wie viele Punkte treffen bei Ihnen zu?

Diese 7 Punkte sind auch ein informeller Blick auf die eigene digitale Reife. Ein oder zwei dieser Anzeichen kommen in fast jedem Unternehmen vor, das ist noch kein Grund zur Sorge. Treffen jedoch vier oder mehr zu, lohnt sich ein genauerer Blick, nicht, weil sofort ein großes Automatisierungsprojekt nötig wäre, sondern weil sich an diesen Stellen typischerweise der größte, am schnellsten spürbare Effekt erzielen lässt.

Wichtig dabei: Nicht alle zutreffenden Punkte sind gleich dringend. Wenn sowohl doppelte Dateneingabe als auch spät bemerkte Fehler zutreffen, lohnt sich der Blick zuerst auf die doppelte Dateneingabe, sie ist meist die Ursache, während die spät bemerkten Fehler oft nur ein Symptom davon sind. Ein Prozess, der an der Wurzel behoben wird, löst häufig automatisch mehrere der 7 Anzeichen gleichzeitig.

Was das in Zeit und Kosten bedeutet

Der eigentliche Effekt dieser 7 Anzeichen zeigt sich selten an einem einzelnen Tag, sondern erst über Wochen und Monate hinweg. Doppelte Dateneingabe kostet vielleicht nur wenige Minuten pro Vorgang, bei mehreren Dutzend Vorgängen pro Woche kommen aber schnell mehrere Stunden zusammen. Rückfragenlastige Rechnungsverarbeitung bindet nicht nur die Buchhaltung, sondern auch die Fachabteilung, die für jede Rückfrage kurz aus ihrer eigentlichen Arbeit herausgerissen wird. Wer selbst grob überschlagen will, was die eigene manuelle Bearbeitung tatsächlich kostet, kann das kostenlos und ohne Anmeldung mit unserem ROI-Rechner tun.

Was Sie besser nicht tun sollten

Genauso aufschlussreich wie die 7 Anzeichen selbst ist, wie man auf sie reagiert, wenn mehrere zutreffen. Nicht sinnvoll ist, sofort alle 7 Punkte gleichzeitig anzugehen, das führt in aller Regel zu einem überfrachteten, kaum steuerbaren Projekt statt zu spürbaren Verbesserungen. Ebenso wenig hilfreich ist, ein möglichst umfangreiches Tool anzuschaffen, das alle 7 Punkte auf einmal lösen soll, bevor überhaupt klar ist, welcher davon den größten Effekt bringt. Und schließlich: Die 7 Anzeichen sind kein Anlass, in Aktionismus zu verfallen, sondern ein Anlass, gezielt zu priorisieren, welcher einzelne Punkt zuerst angegangen wird.

Was folgt, wenn mehrere Anzeichen zutreffen

Die gute Nachricht: Jedes dieser 7 Anzeichen lässt sich einzeln angehen, ohne die gesamte Prozesslandschaft auf einmal umzukrempeln. Der erste Schritt ist dabei nicht die Wahl eines Tools, sondern die genaue Analyse, an welcher Stelle der größte Hebel liegt.

Eine kostenlose, interaktive Version dieser Checkliste gibt es in unserem Experten-Center.

Transparenzhinweis: Bei der Erstellung dieses Beitrags kam KI-Unterstützung zum Einsatz.