So finden Sie in 3 Schritten heraus, ob sich ein Prozess wirklich lohnt zu automatisieren

Nicht jeder Prozess lohnt sich zu automatisieren, das lässt sich in den meisten Fällen ohne Tool und ohne externe Beratung selbst einschätzen. Dieses 3-Schritte-Framework hilft dabei, bevor überhaupt ein Anbieter zur Debatte steht.

Schritt 1: Häufigkeit & Volumen prüfen

Zuerst zählt schlicht, wie oft ein Prozess durchlaufen wird. Ein Vorgang, der einmal im Quartal passiert, lohnt sich in den seltensten Fällen für eine Automatisierung — der Aufwand für die Einrichtung übersteigt schnell den Nutzen. Ein Vorgang, der täglich mehrfach anfällt, sieht dagegen selbst bei geringem Einzelaufwand schnell anders aus, wenn man die Häufigkeit hochrechnet.

Schritt 2: Fehleranfälligkeit & Regelbasiertheit prüfen

Als Nächstes lohnt sich die Frage, ob der Prozess klar regelbasiert abläuft oder ständig Ausnahmen und Ermessensentscheidungen erfordert. Klar regelbasierte Prozesse, „wenn X, dann Y“, lassen sich vergleichsweise einfach automatisieren. Prozesse mit vielen Sonderfällen und Bauchentscheidungen sollten zunächst nicht die erste Priorität sein, selbst wenn sie ebenfalls Zeit kosten.

Schritt 3: Lohnt sich, den Prozess zu automatisieren?

Erst im dritten Schritt kommt die grobe Überschlagsrechnung, eine Art Mini-Business Case: Wie viel Zeit kostet der Prozess aktuell pro Woche, und wie hoch wäre ungefähr der Aufwand für eine Automatisierung? Diese Überschlagsrechnung muss nicht exakt sein. Sie reicht aus, um zu entscheiden, ob sich eine genauere Prozessanalyse überhaupt lohnt, bevor irgendein Tool ausgewählt wird. Genau diese Reihenfolge, erst Prozessanalyse, dann Tooleinführung, zieht sich als roter Faden durch unsere Arbeitsweise.

Ein durchgerechnetes Beispiel

Angenommen, eine Mitarbeiterin verbringt täglich rund 30 Minuten damit, eingehende Rechnungen manuell zu sortieren und abzulegen. Schritt 1: Häufigkeit hoch, jeden Arbeitstag. Schritt 2: klar regelbasiert, Rechnungsnummer, Betrag und Absender folgen immer demselben Muster. Schritt 3: 30 Minuten täglich summieren sich auf mehrere Stunden pro Woche, während sich ein einfacher Workflow zur automatischen Ablage meist innerhalb weniger Tage einrichten lässt. In diesem Fall sprechen alle drei Schritte für eine Automatisierung.

Anders sieht es bei einem Prozess aus, der nur einmal im Monat vorkommt und bei jedem Durchlauf individuelle Abwägungen erfordert, etwa eine Sonderfreigabe mit wechselnden Kriterien. Hier fällt schon Schritt 1 durch, die Häufigkeit rechtfertigt den Einrichtungsaufwand nicht, unabhängig davon, wie zeitaufwendig der einzelne Durchlauf ist.

Fünf Prozesse im Vergleich

Auffällig: Die beiden Kriterien Häufigkeit und Regelbasiertheit müssen fast immer gemeinsam erfüllt sein, damit sich eine Automatisierung lohnt. Ein sehr häufiger, aber kaum regelbasierter Prozess wie eine Vertragsprüfung mit wechselnden Sonderklauseln bleibt trotz hoher Häufigkeit ein schlechter Kandidat, weil jede automatisierte Regel ständig Ausnahmen bräuchte. Ein seltener, aber klar regelbasierter Prozess wie die jährliche Budgetplanung lohnt sich meist trotzdem nicht, weil der Einrichtungsaufwand die wenigen Durchläufe pro Jahr nicht rechtfertigt.

Zum Ausfüllen: die 3 Schritte für Ihren eigenen Prozess

• Schritt 1 — Häufigkeit: Wie oft läuft dieser Prozess durch? (täglich / wöchentlich / monatlich / seltener)
• Schritt 2 — Regelbasiertheit: Folgt der Prozess immer denselben festen Regeln, oder braucht er bei jedem Durchlauf individuelle Abwägungen? (klar regelbasiert / teils / viele Ausnahmen)
• Schritt 3 — Aufwand vs. Nutzen: Wie viel Zeit kostet der Prozess aktuell pro Woche, geschätzt? Wie hoch wäre der einmalige Aufwand für eine Automatisierung, grob geschätzt?

Wer bei Schritt 1 und 2 überwiegend „häufig“ und „klar regelbasiert“ ankreuzt, hat mit hoher Wahrscheinlichkeit einen guten Automatisierungskandidaten gefunden, bevor überhaupt Schritt 3 gerechnet wird.

Was tun, wenn ein Prozess durch den Filter fällt

Ein negatives Ergebnis heißt nicht, dass sich am Prozess nie etwas ändern lässt, nur dass eine vollständige Automatisierung aktuell nicht der richtige Hebel ist. Oft hilft in diesen Fällen eine einfachere Zwischenlösung wie eine bessere Vorlage oder eine klarere Checkliste, die den manuellen Aufwand reduziert, ohne ein eigenes Automatisierungsprojekt zu rechtfertigen. Es lohnt sich außerdem, denselben Prozess nach einigen Monaten erneut zu prüfen: Steigt das Volumen oder wird der Ablauf regelbasierter, kann sich die Einschätzung ändern.

Ein typischer Denkfehler bei diesem Framework

Ein häufiger Fehler ist, Schritt 3 vor Schritt 1 und 2 zu stellen, also zuerst nach einem beeindruckenden Tool zu suchen und erst danach zu prüfen, ob es zum Prozess passt. Das dreht die Reihenfolge um und führt oft dazu, dass ein leistungsfähiges, aber überdimensioniertes Werkzeug für einen einfachen, seltenen Vorgang angeschafft wird. Die Reihenfolge Häufigkeit, Regelbasiertheit, Aufwand-Nutzen-Abschätzung verhindert genau das, weil ein Prozess bereits an Schritt 1 durchfällt, bevor überhaupt Zeit in eine Tool-Recherche investiert wird.

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Transparenzhinweis: Bei der Erstellung dieses Beitrags kam KI-Unterstützung zum Einsatz.