n8n, Make oder Zapier im Vergleich: Welches Tool passt zu Ihrem Betrieb?

„Welches Tool nehmen wir?” ist die Frage, die in fast jedem Erstgespräch über Automatisierung nach zehn Minuten fällt. Sie ist verständlich, aber meistens nicht die richtige erste Frage. Wer ein Werkzeug wählt, bevor klar ist, welcher Ablauf eigentlich automatisiert werden soll, kauft den Hammer vor dem Blick auf die Schraube. Dieser Vergleich von n8n, Make und Zapier hilft, die Entscheidung sauber vorzubereiten.

Trotzdem muss irgendwann entschieden werden. Dieser Artikel vergleicht n8n, Make und Zapier deshalb nicht nach Funktionslisten, sondern nach den vier Kriterien, an denen sich im Betrieb tatsächlich Unterschiede zeigen: Datenschutz und Hosting, Preismodell bei wachsendem Volumen, Fehlerbehandlung und Grenzen bei komplexer Logik. Am Ende steht ein Entscheidungsweg, den Sie mit Ihren eigenen Antworten durchgehen können.

Eine Offenlegung vorab: Wir setzen selbst überwiegend n8n ein, auch für unsere internen Abläufe. Das färbt zwangsläufig den Blick. Deshalb nennen wir die Kriterien offen und sagen an den Stellen, wo Make oder Zapier die bessere Wahl sind, auch klar, dass sie es sind.

Vergleich von n8n, Make und Zapier: erst der Ablauf, dann das Werkzeug

Alle drei Plattformen können im Kern dasselbe: Sie verbinden Anwendungen, reagieren auf ein Ereignis (eine neue E-Mail, einen neuen Datensatz, einen Zeitplan) und führen danach eine Kette von Schritten aus. Die sichtbaren Unterschiede in der Bedienoberfläche sind dabei weniger wichtig, als es in Vergleichsvideos wirkt.

Was zählt, sind die Eigenschaften, die man erst nach einigen Monaten spürt. Läuft ein Ablauf nachts, wenn eine Schnittstelle ausfällt, sauber weiter oder bleibt er stumm stehen? Verdreifacht sich die Rechnung, wenn das Geschäft wächst? Liegen die Kundendaten dort, wo Ihr Datenschutzbeauftragter sie haben möchte? Genau an diesen Punkten trennt sich die Spreu vom Weizen. Genau dort setzen die folgenden Kriterien an.

Wenn Sie noch nicht wissen, welcher Prozess sich überhaupt lohnt, beginnen Sie besser mit unserer Selbsteinschätzung in drei Schritten. Die Werkzeugwahl ist der dritte Schritt, nicht der erste.

Kriterium 1: Hosting und Datenschutz

Sobald in einem Ablauf personenbezogene Daten stecken, ist der Standort der Verarbeitung keine Nebensache mehr. Das gilt für Kundenstammdaten genauso wie für Bewerbungen oder Lieferadressen. Die drei Anbieter gehen hier sehr unterschiedlich vor.

n8n lässt sich auf zwei Wegen betreiben. Die Cloud-Variante des Anbieters läuft nach Angabe des Anbieters auf Servern in Frankfurt (n8n, Preisseite). Daneben gibt es die selbst gehostete Variante, bei der Sie n8n auf einem eigenen Server oder bei einem Hoster Ihrer Wahl betreiben. Dann bleiben alle Daten in Ihrer Infrastruktur. Über Standort, Zugriff und Backups entscheiden Sie selbst. Die Software steht unter der „Sustainable Use License” (n8n spricht von „fair-code”): Sie darf für die eigenen internen Geschäftszwecke genutzt und angepasst werden, eine Weitergabe ist nur kostenlos und nicht kommerziell erlaubt (Lizenztext). Es ist also kein klassisches Open Source mit allen Freiheiten. Für interne Automatisierungen im Mittelstand spielt das in der Regel keine Rolle, bei einem Weiterverkauf oder einem Angebot für Dritte dagegen schon.

Make hat seinen Ursprung in Europa. Die Datenzone wird als Einstellung der Organisation gewählt, zur Auswahl stehen US1, US2, EU1 und EU2. Die Zone legt aber nicht für jede Funktion fest, wo verarbeitet wird: Make weist selbst darauf hin, dass eine EU-Zone nicht automatisch bedeutet, dass jede Anfrage in der EU bleibt. Bei einigen KI-Funktionen, etwa den OpenAI-Modellen im Make-eigenen KI-Anbieter, erfolgt die Verarbeitung in allen Zonen in den USA (Make Help Center, Datenzonen und KI-Anbieter). Wer EU-Verarbeitung braucht, muss die Zone also bewusst wählen und KI-Bausteine einzeln prüfen.

Zapier ist ein US-Anbieter. Zapier stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Standardvertragsklauseln bereit (Zapier, Data Processing Addendum). Datenübermittlungen in die USA lassen sich damit regeln, brauchen aber eine eigene Bewertung. Für Abläufe, die ausschließlich unkritische Daten bewegen, ist das unproblematisch. Sobald Kundendaten, Personaldaten oder Vertragsinhalte durchlaufen, wird es aufwendiger. Zu den Grundlagen finden Sie mehr in unserem Beitrag zu DSGVO-konformer KI im Mittelstand, die Überlegungen gelten für Automatisierungsplattformen analog.

Die ehrliche Zusammenfassung: Wer maximale Kontrolle braucht, kommt an selbst gehostetem n8n kaum vorbei. Wer EU-Hosting als Häkchen genügt, kann mit n8n Cloud oder Make in der EU-Region gut leben. Bei Zapier sollten Sie vor dem ersten produktiven Ablauf die Datenschutzfrage geklärt haben. Das ist keine Rechtsberatung, sondern die Frage, die Ihr Datenschutzbeauftragter ohnehin stellen wird.

Kriterium 2: Das Preismodell bei wachsendem Volumen

Alle drei Anbieter werben mit niedrigen Einstiegspreisen. Der entscheidende Unterschied liegt nicht im Preis, sondern in der Zähleinheit, denn sie bestimmt, wie schnell die Rechnung mit dem Geschäft mitwächst.

n8n rechnet nach Workflow-Durchläufen, den Executions. Ein Durchlauf zählt einmal, ganz gleich, wie viele Schritte er enthält (n8n, Preisseite). Make zählt nach Credits: Jede Modul-Aktion in einem Szenario verbraucht in der Regel einen Credit, Router und Fehlerhandler zählen nicht mit (Make, Preisseite). Zapier zählt Tasks, also erfolgreich abgeschlossene Arbeitseinheiten. Der Auslöser selbst zählt nicht, ebenso wenig Hilfswerkzeuge wie Formatter, Filter oder Paths (Zapier, Preisseite).

Das klingt nach Haarspalterei, hat aber spürbare Folgen. Nehmen Sie als Beispiel einen Ablauf, der bei jeder Kundenanfrage eine E-Mail liest, einen Eintrag im CRM anlegt, das Team im Chat informiert, eine Bestätigung verschickt und einen Termin einträgt. Läuft das 1.000 Mal im Monat, ergibt das je nach Zählweise ganz unterschiedliche Größen:

Das ist unsere eigene Beispielrechnung auf Basis der oben genannten Zählregeln, keine Preisangabe. Der Ablauf besteht aus einem Auslöser und vier Aktionen, bei Zapier zählen daher vier Tasks pro Lauf. Bei Make hängt die genaue Zahl davon ab, wie viele Module tatsächlich Credits verbrauchen. Entscheidend ist die Richtung: Je mehr Schritte ein Ablauf hat, desto stärker verschiebt sich das Verhältnis zugunsten eines Modells, das pro Durchlauf zählt. Bei kurzen Abläufen mit wenigen Schritten fällt der Unterschied kaum ins Gewicht. Bei langen Ketten mit vielen Verzweigungen, Schleifen und Datenaufbereitungen wird er schnell zum größten Kostenfaktor.

Wichtig ist außerdem der Betrieb in der Selbst-Hosting-Variante: Bei n8n zahlen Sie dann keine Lizenzgebühr pro Durchlauf, sondern tragen Server, Wartung und Absicherung selbst. Das lohnt sich bei hohem Volumen oder hohen Datenschutzanforderungen, ist aber kein Gratis-Angebot. Rechnen Sie den Aufwand für Updates, Monitoring und Sicherung ehrlich mit ein.

Die aktuellen Preise der Tarife ändern sich regelmäßig und unterscheiden sich nach Laufzeit und Funktionsumfang. Prüfen Sie sie deshalb direkt auf den Preisseiten der Anbieter. Für die Entscheidung ist ohnehin wichtiger, wie viele Durchläufe und Schritte Sie in zwölf Monaten erwarten, nicht der Preis von heute.

Kriterium 3: Was passiert nachts um drei?

Ein Ablauf, der im Test funktioniert, ist noch kein Ablauf, der im Betrieb funktioniert. Spätestens wenn eine Schnittstelle kurz nicht antwortet, ein Anhang fehlt oder ein Datensatz unerwartet leer ist, zeigt sich, wie reif die Fehlerbehandlung ist.

Hier sind die Unterschiede in der Praxis größer als bei jedem anderen Kriterium. Alle drei Plattformen können Fehler abfangen und Benachrichtigungen auslösen. Aber wie fein sich das steuern lässt, unterscheidet sich nach unserer Einschätzung deutlich. Bei komplexeren Abläufen wollen Sie typischerweise festlegen können, bei welchem Fehler es einen zweiten Versuch gibt, bei welchem der Datensatz in eine Prüfliste wandert und bei welchem sofort jemand eine Nachricht bekommt. Außerdem brauchen Sie ein nachvollziehbares Protokoll: Welcher Durchlauf lief wann, welche Daten flossen hindurch und an welcher Stelle ist er gescheitert?

n8n bietet hier vergleichsweise viel Kontrolle. Es gibt eigene Fehler-Workflows, die mit einem Error-Trigger starten, sobald ein Durchlauf scheitert, und dabei unter anderem Fehlermeldung, Durchlauf-ID und den zuletzt ausgeführten Knoten übergeben. Außerdem lassen sich Durchläufe gezielt als fehlgeschlagen markieren (n8n Docs, Error handling). Make ist an dieser Stelle ebenfalls stark und visuell gut verständlich: Pro Modul gibt es Fehlerhandler mit fünf Direktiven (Break, Commit, Ignore, Resume und Rollback), und mit Break lassen sich unvollständige Durchläufe speichern und später erneut ausführen (Make Help Center, Fehlerbehandlung). Zapier macht den Einstieg am einfachsten, stößt bei differenzierter Fehlerlogik nach unserer Erfahrung aber früher an Grenzen. Das ist eine Einschätzung aus unserer Projektpraxis, keine Herstellerangabe.

Wer Abläufe betreibt, die wirklich geschäftskritisch sind, sollte diese Frage vor der Plattformwahl beantworten. Wie so etwas im Betrieb aussieht, zeigt der Beitrag zu typischen Abläufen im Mittelstand an konkreten Beispielen. Kritisch ist vor allem ein stiller Ausfall: Der Ablauf läuft nicht mehr, aber niemand merkt es. Ein Tool, das Fehler laut meldet, ist hier mehr wert als ein hübscher Editor.

Kriterium 4: Grenzen bei komplexer Logik

Die meisten Automatisierungen bestehen aus einfachen Bausteinen: wenn A, dann B. Irgendwann kommen aber Anforderungen, die sich damit nicht mehr abbilden lassen. Zum Beispiel die Anbindung eines Systems, für das es keinen fertigen Baustein gibt. Oder eine Berechnung, die sich nicht in einem Dropdown konfigurieren lässt. Oder eine Datenaufbereitung mit Schleifen über hunderte Positionen.

Alle drei Plattformen decken die gängigen Standard-Anwendungen mit fertigen Bausteinen ab, von E-Mail über Kalender und CRM bis zu Tabellenkalkulation und Chat. Die Unterschiede liegen bei den Rändern. Bei einer Anbindung per Standardschnittstelle ist entscheidend, ob Sie sich auf fertige Bausteine verlassen müssen oder selbst jede beliebige Programmierschnittstelle ansprechen können. Mit n8n können Sie das über einen allgemeinen HTTP-Baustein und eigene Code-Knoten tun, Make bietet vergleichbare Möglichkeiten, Zapier ist nach unserer Erfahrung hier enger gefasst. Mehr zu den technischen Grundlagen liefern die Glossareinträge zu Webhooks und zur Workflow-Engine.

Das wirkt sich im Alltag so aus: Ein Betrieb, der überwiegend gängige Cloud-Dienste verbindet, wird mit allen drei Tools zufrieden sein. Ein Betrieb mit einem älteren Warenwirtschaftssystem, einer Branchensoftware oder eigenen Datenformaten stößt bei den Standard-Bausteinen irgendwann an die Wand. Dann entscheidet die Möglichkeit, eigene Logik einzubauen, über Erfolg oder Frust.

Wann Zapier oder Make die bessere Wahl sind

Es wäre unehrlich, so zu tun, als sei n8n für jeden Betrieb die richtige Antwort. Es gibt klare Fälle, in denen die anderen beiden besser passen.

Zapier ist die richtige Wahl, wenn ein kleines Team schnell einzelne, einfache Verbindungen zwischen bekannten Cloud-Diensten herstellen will, ohne dass jemand technisch tief einsteigen soll. Ein Formular, das einen Tabelleneintrag und eine Benachrichtigung auslöst, ist in Zapier in Minuten gebaut. Wenn die Daten unkritisch sind und das Volumen klein bleibt, spricht wenig dagegen.

Make ist stark, wenn Abläufe visuell gedacht werden sollen und mittlere Komplexität erreichen. Die Szenario-Ansicht macht Verzweigungen gut sichtbar, auch für Fachabteilungen, die selbst mitbauen möchten. Wer EU-Hosting braucht, aber keinen eigenen Server betreiben will, findet hier einen guten Mittelweg.

n8n spielt seine Stärken aus, wenn Abläufe geschäftskritisch werden, eigene Logik oder eigene Schnittstellen gebraucht werden, das Volumen groß ist oder Daten das eigene Haus nicht verlassen sollen. Der Preis dafür ist ein höherer Einstieg: Selbst gehostet brauchen Sie jemanden, der den Betrieb übernimmt. Eine Einordnung für den Mittelstand finden Sie in unserem Beitrag zur n8n-Beratung.

Auch ein Wechsel ist möglich, wenn die Anforderungen wachsen. Er kostet allerdings Aufwand, weil Abläufe neu gebaut werden müssen. Wer von Anfang an absehen kann, dass es nicht bei zwei Zaps bleibt, spart sich den Umzug.

Der unterschätzte Punkt: Wer pflegt die Abläufe in zwei Jahren?

Fast jeder Vergleich endet bei Funktionen und Preisen. Im Alltag entscheidet aber etwas anderes darüber, ob eine Automatisierung ein Gewinn bleibt: Es muss jemanden geben, der sie versteht. Ein Ablauf, den vor einem Jahr eine Mitarbeiterin gebaut hat und der heute von niemandem mehr angefasst werden darf, ist keine Entlastung. Er ist eine Abhängigkeit mit einem anderen Etikett.

Deshalb lohnt es sich, schon bei der Werkzeugwahl drei Dinge zu klären. Erstens die Verantwortung: Wer ist für welchen Ablauf zuständig und wer vertritt diese Person im Urlaub? Zweitens die Dokumentation: Jeder produktive Ablauf braucht eine kurze Beschreibung, was er tut, welche Systeme er berührt und was bei einem Ausfall zu tun ist. Gute Plattformen erleichtern das durch sprechende Namen und Kommentare im Ablauf, ersetzen die Beschreibung aber nicht. Drittens die Versionierung: Wenn jemand einen Ablauf ändert, muss sich der alte Stand nachvollziehen und im Zweifel wiederherstellen lassen.

Bei einem rein gehosteten Angebot ist der technische Betrieb Sache des Anbieters, die Pflege der Abläufe bleibt trotzdem bei Ihnen. Bei selbst gehostetem n8n kommen Updates, Sicherungen und Überwachung des Servers hinzu. Das ist beherrschbar, braucht aber einen Verantwortlichen oder einen Dienstleister mit klarem Betreuungsvertrag. Gerade kleinere Betriebe unterschätzen diesen Teil und finden sich nach einem Jahr mit einer veralteten Installation wieder, die niemand mehr zu aktualisieren wagt.

Ein praktischer Test hilft bei der Einschätzung: Stellen Sie sich vor, die Person, die Ihre Automatisierungen gebaut hat, ist ab morgen drei Wochen nicht erreichbar. Kann jemand anderes einen ausgefallenen Ablauf finden, verstehen und reparieren? Wenn die ehrliche Antwort nein lautet, brauchen Sie weniger ein anderes Tool als einen klareren Umgang mit den vorhandenen. Der Beitrag über Scheitern von Automatisierungsprojekten zeigt, wie häufig genau diese organisatorischen Lücken der Grund sind und nicht die Technik.

Der Entscheidungsweg in fünf Fragen

Mit diesen Fragen kommen Sie in den meisten Fällen zu einer belastbaren Entscheidung. Beantworten Sie sie in dieser Reihenfolge, denn die ersten Antworten schließen oft schon Optionen aus.

Erstens: Laufen personenbezogene oder vertrauliche Daten durch den Ablauf? Wenn ja und Ihre Vorgaben streng sind, bleiben praktisch selbst gehostetes n8n und die EU-Varianten von n8n Cloud oder Make übrig. Wenn nein, sind alle drei Optionen offen.

Zweitens: Wie viele Schritte hat der Ablauf und wie oft läuft er? Viele Schritte bei hohem Volumen sprechen für ein Modell, das pro Durchlauf zählt. Wenige Schritte bei kleinem Volumen machen den Preisunterschied nebensächlich.

Drittens: Wie schlimm wäre ein stiller Ausfall? Bei geschäftskritischen Abläufen sollten Fehlerbehandlung und Protokollierung das Gewicht haben, nicht der Komfort im Editor.

Viertens: Brauchen Sie Anbindungen oder Logik, die es nicht als fertigen Baustein gibt? Dann zählen offene Schnittstellen und die Möglichkeit, eigenen Code einzubauen.

Fünftens: Wer betreibt und pflegt die Lösung in zwei Jahren? Wenn intern niemand dafür zuständig sein wird, ist ein gehostetes Angebot oder ein Dienstleister mit Betreuungsvertrag oft klüger als der eigene Server.

Wenn Sie diese fünf Fragen beantworten, haben Sie meist schon mehr Klarheit als nach dem Durchsehen von drei Preislisten. Der wichtigste Satz bleibt: Das Werkzeug ist selten der Engpass. Der Engpass ist fast immer, dass der Ablauf nicht sauber beschrieben ist. Genau dort beginnt unsere Workflow-Automatisierung: bei der Analyse des Ablaufs, bevor ein Tool ausgewählt wird. Wie sich das Zusammenspiel von Software und Prozess für den Mittelstand darstellt, beschreibt außerdem der Überblick Prozessautomatisierung Software: Was Mittelständler wirklich brauchen.

Quellen

Alle Angaben zu Zählweise, Hosting und Fehlerbehandlung stammen aus den Herstellerseiten und der Dokumentation der Anbieter, Stand der Prüfung Oktober 2026. Preise, Tarife und Funktionen ändern sich, bitte prüfen Sie die Seiten vor einer Entscheidung erneut. Einschätzungen, die nicht auf diesen Quellen beruhen, sind im Text als solche gekennzeichnet.

n8n: Preisseite, Zählung von Executions und Hosting der Cloud-Variante in Frankfurt.

n8n: Sustainable Use License, erlaubte Nutzung für interne Geschäftszwecke und Einschränkungen bei der Weitergabe.

n8n: Dokumentation zur Fehlerbehandlung, Error-Workflows und Error-Trigger.

Make: Preisseite, Credits als Abrechnungseinheit und Zählung pro Modul-Aktion.

Make Help Center: AI providers and data zones in Make, Datenzonen US1, US2, EU1 und EU2 sowie Verarbeitungsort von KI-Funktionen.

Make Help Center: Quick error handling reference, Fehlerhandler-Direktiven Break, Commit, Ignore, Resume und Rollback.

Zapier: Preisseite, Zählung von Tasks, Auslöser und Hilfswerkzeuge zählen nicht.

Zapier: Data Processing Addendum, Auftragsverarbeitungsvertrag mit Standardvertragsklauseln.

Wichtiger Hinweis: Dieser Beitrag enthält allgemeine Informationen ohne Prüfung Ihres Einzelfalls und ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Datenschutzberatung. Die THiiiNK GmbH erbringt keine Rechtsberatung. Die Angaben beschreiben den Stand im Oktober 2026 und können sich ändern. Bitte wenden Sie sich für Ihren Einzelfall an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt, an Ihre Steuerberatung oder an Ihre bzw. Ihren Datenschutzbeauftragten.

Transparenzhinweis: Bei der Erstellung dieses Beitrags kam KI-Unterstützung zum Einsatz.