SaaS – Software as a Service

Was ist SaaS?

SaaS (Software as a Service, deutsch: Software als Dienstleistung) ist ein Softwarebereitstellungsmodell, bei dem Anwendungen nicht lokal auf eigenen Servern installiert, sondern über das Internet als Dienst genutzt werden. Der Softwareanbieter betreibt die Anwendung in seiner eigenen Cloud-Infrastruktur – der Kunde zahlt eine Nutzungsgebühr (meist monatlich oder jährlich pro Nutzer) und greift per Browser oder App zu.

SaaS ist heute das dominante Modell für Business-Software: E-Mail (Gmail, Microsoft 365), CRM (Salesforce, HubSpot), Buchhaltung (Lexoffice, DATEV) und Kommunikation (Slack, Microsoft Teams) werden von den meisten Unternehmen bereits als SaaS genutzt – oft ohne es explizit so zu benennen.

SaaS vs. On-Premise vs. IaaS/PaaS

• On-Premise: Software wird auf eigenen Servern installiert und betrieben. Maximale Kontrolle und Anpassbarkeit, aber hohe Betriebskosten und IT-Ressourcenbedarf.
• IaaS (Infrastructure as a Service): Rechenkapazität, Speicher und Netzwerk werden als Cloud-Dienst bereitgestellt (AWS, Azure, Google Cloud). Der Kunde verwaltet noch Betriebssystem und Anwendungen selbst.
• PaaS (Platform as a Service): Entwicklungsplattform in der Cloud – der Anbieter stellt Laufzeitumgebung und Middleware bereit, der Kunde entwickelt und betreibt eigene Anwendungen.
• SaaS: Die fertige Anwendung wird vollständig vom Anbieter betrieben. Der Kunde konfiguriert, nutzt – und muss sich um nichts Technisches kümmern.

Vorteile von SaaS im Mittelstand

• Keine Investitionskosten: Statt hoher Einmalzahlungen für Lizenzen und Server sind die Kosten planbar und skalierbar
• Immer aktuell: Updates und neue Funktionen werden automatisch eingespielt – kein manuelles Patchmanagement
• Ortsunabhängig: Zugriff von überall, von jedem Gerät – ideal für Remote Work und mehrere Standorte
• Skalierbar: Neue Nutzer in Minuten hinzufügen, nicht mehr benötigte Lizenzen kündigen
• Geringe IT-Belastung: Serverbetrieb, Backup, Sicherheit und Verfügbarkeit liegen beim Anbieter

Risiken und Nachteile von SaaS

• Vendor Lock-in: Anbieterwechsel kann teuer und aufwändig sein, wenn Daten und Prozesse tief im System verankert sind
• Datenschutz: Unternehmensdaten liegen auf fremden Servern – DSGVO-Konformität und Serverstandort (EU vs. USA) müssen geprüft werden
• Internetzuverlässigkeit: Bei Internetausfall ist die Software nicht erreichbar (kein Offline-Betrieb)
• Laufende Kosten: Langfristig können SaaS-Kosten On-Premise-Lösungen übersteigen – regelmäßige Kostenüberprüfung ist wichtig
• Begrenzte Anpassbarkeit: Individuelle Anpassungen sind meist nur in engen Grenzen möglich

SaaS im Mittelstand: Welche Software lohnt sich?

Nicht jede Software eignet sich gleichermaßen als SaaS. Besonders gut geeignet:

• Kollaborationstools (Microsoft 365, Google Workspace)
• CRM und Marketing-Automation (HubSpot, Salesforce)
• Buchhaltung und Rechnungsstellung (Lexoffice, Sevdesk)
• Projektverwaltung (Asana, monday.com, Jira)
• HR und Gehaltsabrechnung (Personio, HRworks)

Kritischer zu evaluieren ist SaaS bei hochsensiblen Daten (Produktionsgeheimnisse, Patientendaten), systemkritischen ERP-Kernprozessen und Anwendungen mit sehr spezifischen Anpassungsanforderungen.

Häufige Fragen zu SaaS

Wie prüfe ich die DSGVO-Konformität eines SaaS-Anbieters?

Achten Sie auf: EU-Serverstandorte oder angemessenes Schutzniveau (Privacy Shield-Nachfolger, SCCs), Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) verfügbar, ISO 27001-Zertifizierung oder SOC-2-Audit, transparente Subunternehmerverzeichnisse. Die meisten seriösen SaaS-Anbieter stellen diese Informationen auf ihrer Datenschutz-Seite bereit.

Was kostet SaaS typischerweise?

Einfache Tools beginnen bei 5–15 € pro Nutzer/Monat. Professionelle CRM- oder ERP-SaaS-Lösungen kosten 50–200 € pro Nutzer/Monat. Für eine 50-Personen-Organisation können SaaS-Kosten schnell 3.000–8.000 € monatlich erreichen – ein regelmäßiges SaaS-Audit (welche Tools werden wirklich genutzt?) zahlt sich aus.

Kann SaaS auch on-premise betrieben werden?

Manche Anbieter bieten sogenannte „Self-Hosted”- oder „Private Cloud”-Varianten an, bei denen die Software in der eigenen IT-Infrastruktur läuft. Das kombiniert SaaS-Komfort mit interner Datenkontrolle – allerdings zu höheren Betriebskosten.

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