Methoden der Prozessoptimierung: Produktivität, Mitarbeitermotivation und Umsatz im Unternehmen steigern!

Dieser Artikel richtet sich an Unternehmer und Personen in Führungspositionen, die ihre Arbeitsabläufe im Unternehmen stetig weiterentwickeln, digitalisieren und durch Prozessoptimierung wirtschaftlicher arbeiten und auch in der Zukunft wettbewerbsfähig bleiben möchten.

Dabei möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie durch Methoden der Prozessoptimierung

  • produktiver und wirtschaftlicher arbeiten,
  • Kosten und Zeit einsparen,
  • Deadlines einhalten,
  • Effizienzsteigerung erreichen können und
  • die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit verbessern.

Häufige Probleme und Schwierigkeiten in Unternehmen

  • Unproduktivität
  • Deadlines können nicht gehalten werden
  • Zeitverschwendung
  • Umständliche Abläufe im Unternehmen
  • Geldverschwendung (hohe Kosten)
  • Mitarbeiterunzufriedenheit
  • Kundenunzufriedenheit

Täglich begegnen dem Unternehmer viele Probleme bei verschiedenen Abläufen, die den Arbeitsalltag erschweren. Am Ende eines Arbeitstages gibt es meist noch viele unerledigte Aufgaben. Unproduktivität und Unzufriedenheit machen sich am Arbeitsplatz breit.

Dies hat zur Folge, dass Kundenversprechen oft nicht eingehalten werden können und vertröstete Kunden unzufrieden werden. Und durch Verzögerungen, z.B. der verspäteten Auslieferung von Waren, entstehen Kosten - Ihr Geld wird verschwendet!

Um diese Probleme zu lösen oder zu reduzieren, können Methoden der Prozessoptimierung einen sehr großen Teil dazu beitragen.


Ursachen für Unproduktivität, kostenintensive Prozesse sowie für die Unzufriedenheit von Kunden- und Mitarbeitern

Haben Sie schon einmal Ihre (Unternehmens-) Prozesse und Abläufe reflektiert? In den meisten Fällen lassen sich die Ursachen für genannte Probleme durch eine Prozessanalyse finden.

Stellen Sie sich Ihre Geschäftsprozesse als ein komplexes und umfangreiches Konstrukt aus vielen Tätigkeiten vor. In der Regel sind viele Akteure, wie Mitarbeiter, Kunden, Maschinen und Systeme oder auch andere Firmen darin involviert.

Methoden der Prozessoptimierung

Genau genommen stellt jede Komponente in diesem umfangreichen Netz einen Risikofaktor für die genannten Probleme dar und sorgt für Verzögerungen. Je mehr Prozesse und Akteure beteiligt sind, desto anfälliger ist das Unternehmen für Schwachstellen und Undurchsichtigkeit.


Unternehmensprobleme durch optimal abgestimmte Arbeitsabläufe und Prozesse lösen!

Methoden und Verfahren aus dem Bereich des sog. Business Process Management (kurz BPM) schaffen Abhilfe, damit Ihr Unternehmen optimiert wird und wie ein Schweizer Uhrwerk läuft. Allerdings erfordert dieses Prozessmanagement die Kommunikation und Befragung involvierter Personen, wie Mitarbeiter oder Kunden somit auch einen Teil der Prozessanalyse.


Schwachstellen in aktuellen Unternehmensprozessen aufdecken

Kommunikation ist das Zauberwort – bei der Prozessanalyse muss auf die Personen Wert gelegt werden, die tagtäglich in die Unternehmensprozesse involviert sind. Sprechen Sie mit Mitarbeitern oder Kunden. Diese wissen am besten, wo Schwierigkeiten und Probleme in den einzelnen Prozessen an ihrem Arbeitsplatz vorliegen.

Am Anfang steht die Analyse des IST-Standes und die Dokumentation vorhandener Arbeitsabläufe und Unternehmensprozesse und deren grafische Aufbereitung. Dabei sollte ein Top-Down-Ansatz verfolgt werden - also den Prozess allgemein beschreiben und immer weiter spezifizieren. Spezielle Tools sowie eine für den Anwendungsfall eigens entwickelte Modellierungssprache, die Business Process Management Notation (BPMN), unterstützen die grafische Aufbereitung von Geschäftsprozessen.

„Je detaillierter die Erfassung, desto mehr Potenzial an Zeit- und Kosteneinsparung ist möglich.“

Durch die transparente Darstellung analysierter Unternehmensprozesse, sowie der Verknüpfung von Dauer und Kosten bei den jeweiligen Arbeitsabläufen, werden bereits einige Optimierungspotenziale offensichtlich. Nach und nach kristallisieren sich zeit- und kostenintensive Prozesse heraus. Durch den Einsatz von Data Mining Tools können im Anschluss automatisierte Simulationen durchgeführt und so unproduktive und suboptimale Arbeitsabläufe sichtbar gemacht werden. Dies ist der erste Schritt in die Prozessoptimierung.


Aufgedeckte Schwachstellen optimieren

Wie können die aufgedeckten Schwachstellen nun genutzt werden?

Die Zielsetzung lässt sich leicht definieren:

Es ist notwendig, das umfangreiche Konstrukt an einem visualisierten Prozess Schritt für Schritt in eine transparente und reduzierende Form zu bringen. Eine wichtige Rolle spielen an dieser Stelle automatisierte Prozesse durch den Einsatz von Software (dazu später mehr).

Beginnend bei den zeit- und kostenintensivsten Prozessen wird jeder darin enthaltene Arbeitsschritt hinsichtlich nachfolgenden Kriterien untersucht:

  • Ist der Arbeitsschritt wirklich notwendig oder wird er teilweise schon von anderen Arbeitsschritten durchgeführt?
  • Welche Arbeitsschritte werden vorher bzw. nachfolgend abgearbeitet?
  • Welche Aktionen sind notwendig, damit der Arbeitsschritt abgearbeitet werden kann?
  • Kann der Arbeitsschritt nur unter besonderen Bedingungen durchgeführt werden?
  • Welche Person führt diesen Arbeitsschritt durch? Ist diese Person für die Durchführung des Arbeitsschritts geeignet? Verfügt sie über ausreichend Kenntnisse oder wäre es effizienter diese Person in andere Arbeitsschritte einzubinden?
  • Wie äußern sich in den Arbeitsschritt involvierte Personen? Was würden sie sich für eine Verbesserung wünschen?
  • Lässt sich der Arbeitsschritt / Prozess durch den Einsatz von Software automatisieren?

Die daraus gewonnenen Informationen eignen sich hervorragend für die Restrukturierung und Optimierung des in der Analyse-Phase grafisch definierten Prozessmodells. Durch diese Erkenntnisse werden die Schwachstellen beseitigt.

Methoden der Prozessoptimierung

 

Digitalisierung und Automatisierung – die Zukunft Ihres Unternehmens

Der Einsatz von Software ist ein bedeutendes Werkzeug für Komfort, Zeit- und Kostenreduktion, Transparenz, Skalierbarkeit und letztlich Wachstum!

Automatisierte Geschäftsprozesse sind in der digitalen Welt von Morgen nicht mehr wegzudenken. Sie entscheiden über die Konkurrenzfähigkeit und die gefestigte Zukunft eines Unternehmens.

Bei der Optimierung von Unternehmensprozessen ist der Fokus auf die Automatisierung zu legen. Lassen Sie Software für sich arbeiten, damit Sie sich auf die wichtigen Arbeitsschritte konzentrieren können.

Die Anschaffungs- bzw. Entwicklungskosten für Software mögen zu Beginn hoch erscheinen, sorgen jedoch dafür, dass Sie und Ihr Unternehmen konkurrenzfähig und zukunftsorientiert bleiben. Nach Integration der Software werden durch automatisierte Prozesse Arbeitszeit und Kosten reduziert, Umsätze können exponentiell gesteigert werden und es führt zu einer Effizienzsteigerung. Eine wichtige Grundregel sollte dabei jedoch nie vergessen werden:

Software soll den Menschen unterstützen NICHT ersetzen!“

Denken Sie wirtschaftlich – weitere Vorteile automatisierter Prozesse und der Einsatz von Software

  • Mitarbeiter werden in ihren Aufgaben an ihrem Arbeitsplatz unterstützt und können produktiver arbeiten. Arbeitszeitverschwendung und Fehleranfälligkeiten werden vermieden. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigt.
  • Transparenz bereits erledigter Abläufe, die in der weiteren Bearbeitung notwendig sind.
  • Lästige Aufgaben können an die Software abgegeben und der Fokus auf die wirklich relevanten Arbeiten gelegt werden.
  • Automatisierte Arbeitsabläufe können durch optimiertes Prozessmanagement ohne nennenswerten Zeitaufwand erledigt werden.
  • Die Effizienz und Effektivität von Mitarbeitern, sowie des Unternehmens werden gesteigert.
  • Deadlines und Absprachen mit Kunden können eingehalten werden. Die Kundenzufriedenheit steigt.
  • Markenbekanntheit und Vertrieb können durch Software ausgebaut werden.
  • Die Erreichbarkeit potenzieller Kunden wird vereinfacht.
  • Umsätze lassen sich durch Prozessoptimierung steigern.
  • Es wird eine Kostenreduzierung erreicht.
  • Kunden können mit innovativer Software begeistert und besser an das Unternehmen gebunden werden.
  • Das Unternehmen kann wachsen und skalieren - neue Märkte können erschlossen werden.
  • Neue Produkte können produziert werden.
  • Unternehmenstätigkeit wird erweitert.

Methoden zur Prozessoptimierung in der Zusammenfassung

Optimierte Unternehmensprozesse sind gerade im Hinblick auf eine digitalisierte Welt unabdingbar. Über die Jahre hinweg entstehen in einem Unternehmen vernachlässigte und ineffiziente Prozesse. Das lässt sich mit einem Computer vergleichen, der über einen längeren Zeitraum hinweg viel Datenmüll produziert und dadurch langsamer wird.

Wenn Sie aus Ihren Arbeitsabläufen oder Ihrem Unternehmen mehr herausholen möchten, dann beachten Sie:

  • Eine IST-Stand Analyse Ihrer Unternehmensprozesse ist absolut notwendig
    Sprechen Sie mit involvierten Personen, wie Mitarbeitern, Kollegen oder Kunden. Machen Sie sich Gedanken wie viel Zeit- und Kosteninvest in einzelnen Arbeitsschritten steckt und wie die Geschäftsprozesse durch eine Restrukturierung optimiert werden können.
     
  • Machen Sie Ihr Unternehmen produktiver und sparen Sie langfristig Geld.
    Geeignete Software hilft dabei konkurrenzfähig zu bleiben, zu skalieren und zu wachsen, Kunden langfristig an Ihr Unternehmen zu binden, Kosten zu reduzieren und für mehr Zufriedenheit bei Ihren Mitarbeitern zu sorgen.

Automatisierte Prozesse durch Softwareeinsatz und optimiertes Prozessmanagement können der Schlüssel zum Unternehmenserfolg sein!

 

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Unsere Business Experten und Softwareentwickler von THiiiNK unterstützen Sie auf dem Weg zu einem optimierten und digitalisierten Unternehmen. Zögern Sie nicht uns zu kontaktieren, wenn Sie eine Beratung wünschen. Dies gilt auch, wenn Sie Kosten im Unternehmen durch softwaregestützte Prozessoptimierung einsparen wollen, um dadurch Umsätze auszubauen.

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