Effizientes Arbeiten: 3 Tipps für mehr Produktivität und Arbeitsorganisation im Unternehmen

„Es ist nicht wenig Zeit, die wir haben, sondern viel Zeit, die wir nicht nutzen.“

—Sokrates

Was bedeutet effizientes Arbeiten?

Stellen Sie sich vor, Sie müssen eine wichtige Aufgabe bis zu einem bestimmten Zeitpunkt fertiggestellt haben aber werden ständig abgelenkt, wie zum Beispiel durch Mails, Telefonate, Kollegen oder ständig neue Aufgaben, die am besten direkt erledigt sein sollen. Eine ineffiziente Vorgehensweise hierbei wäre, ständig erreichbar zu sein und sich von der eigenen Aufgabe, des eigenen Prozesses, ablenken zu lassen. Viel sinnvoller ist jedoch das effiziente Arbeiten. Doch was bedeutet das?

Effizient ist ein Prozess, wenn Sie sich während der Arbeit auf das Wesentliche konzentrieren und somit in kurzer Zeit Ihre Unternehmensziele – die Erledigung Ihrer Aufgaben – erreichen können.

Nachfolgend geben wir Ihnen 3 Tipps an die Hand, wie Sie, und letztlich auch Ihr Unternehmen, effizient und produktiv arbeiten können:

„Unzufriedenheit ist der erste Schritt zum Erfolg.“

—Oskar Wilde

Tipp 1: Prozessanalyse – Überblick verschaffen und Aufgaben priorisieren

Der erste Schritt zum effizienteren Arbeiten ist, sich einen Überblick über die anstehenden Aufgaben zu verschaffen. Da dies auch schnell unübersichtlich werden kann und Sie somit nicht mehr wissen, womit Sie anfangen sollen, gibt es mehrere Zeitmanagement Methoden, nach denen Ihre Aufgaben priorisiert werden können:

  • Relevanz
    Wie relevant ist die Aufgabe und ist es eventuell möglich, sie noch aufzuschieben?
  • Fertigstellung
    Wann muss die Aufgabe erledigt sein?
  • Aufwand
    Kann ich die Aufgabe schnell erledigen oder brauche ich dafür mehr Zeit und muss somit eine längere Zeitspanne dafür einplanen?
  • Abhängigkeiten
    Muss ich die Aufgabe teilweise abgeben oder wird sie noch weiter bearbeitet und muss ich mich somit mit anderen Beteiligten absprechen?
  • Komplexität der Aufgabe
    Ist die Aufgabe als Ganzes planbar oder muss ich diese in Einzelschritte aufteilen?
    Zeitaufwendige Aufgaben sollten in kleinere Aufgaben mit einer maximalen Zeitdauer von zwei Stunden aufgeteilt werden.

    Schöner Nebeneffekt:
    Sie sind motivierter und haben ein gutes Gefühl, da Sie am Ende eines Tages mehrere Aufgaben als erledigt markiert haben und Sie stolz auf sich sein können.

Tipp 2: Prozessoptimierung – Störfaktoren in der Umgebung eliminieren

Sobald Sie sich einen Überblick der verschiedenen Aufgaben gemacht haben und diese priorisiert sind, kann es auch schon mit der Arbeit losgehen. Jedoch kann es während dieser Phase zu einigen Störfaktoren kommen. Doch was sind solche Störfaktoren und wie können Sie diese eliminieren?

Störfaktoren
Möglichkeiten der Eliminierung
E-Mails
Am besten nur zu Stoßzeiten das Email-Programm öffnen
Das Programm nicht im Hintergrund geöffnet lassen
Anrufe
Telefonanrufe, wenn möglich, auf Kollegen umleiten
Klingeln lassen und nach Erledigung der Aufgaben zurückrufen
Kollegen
Bei wichtigen Aufgaben den Kollegen mitteilen, dass man für die nächste Zeit nicht erreichbar ist
Türe schließen, sodass die Konzentration auf der Arbeit liegt
Smartphones
Smartphone außer Reichweite legen, am besten in der Tasche lassen, damit man nicht abgelenkt wird

„Der Aufschub ist der Dieb der Zeit.“

—Edward Young

Tipp 3: Effizientes Arbeiten durch den Einsatz von Software

Der Einsatz von Software bietet ein enormes Potenzial das (eigene) Unternehmen auch in Zukunft erfolgreich und wettbewerbsfähig zu machen.

Welche Vorteile bietet eine Software in einem Unternehmen?

  • Überblick über aktuelle Aufgaben, Prozesse und anstehende Prozesse
  • Kapazitäten und Ressourcenplanung im Unternehmen. Welche Mitarbeiter sind wo involviert?
  • Übersicht über anwesende und erkrankte Mitarbeiter
  • Software ist erweiterbar
  • Software kann speziell auf Bedürfnisse angepasst werden (erkannte Defizite können vereinfacht oder automatisiert werden)
  • Durch digitale Automatisierung werden Kosten und Zeit eingespart
  • Mitarbeitermotivation, weil die Arbeit der Mitarbeiter komfortabler und leichter wird
  • Zielorientiertes arbeiten
  • Fortschritt jeder Aufgabe der Mitarbeiter ist transparent
  • Keine langen Dienstwege
  • Sie sind nicht an einen Standort gebunden, sondern der Einblick und auch die Erledigung der Aufgaben kann an anderen Standorten erfolgen
  • Weltweite Kommunikation und Vernetzung über eine Plattform

Wo kann Software intelligent eingesetzt werden?

  • Zeitaufwendige und umständliche Prozesse müssen aufgedeckt werden, welche dann mit Hilfe der Software einfacher und schneller erledigt werden können
  • Unbeliebte Aufgaben, wo eine Software eine Unterstützung oder sogar einen Ersatz darstellt

„Wer dauerhaften Erfolg will, muss sein Vorgehen ständig ändern.“

—Niccolò Machiavelli
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Das Wichtigste in Kürze

Um sein Unternehmen oder Vorgehen effizienter zu gestalten, muss man sich ständig reflektieren und die Dinge ändern, die einen an der effizienten Arbeit hindern. Dabei können Ihnen hoffentlich in Zukunft diese Tipps helfen. Hier nochmal das Wichtigste kurz zusammengefasst:

  • Reflektieren Sie sich und ihr Vorgehen bei Aufgaben und notieren Sie sich, wodurch Sie abgelenkt werden.
  • Versuchen Sie, so gut wie möglich, alle Störfaktoren, die Sie an effizienter Arbeit hindern, zu mindern oder sogar ganz zu eliminieren.
  • Verschaffen Sie sich einen Überblick über die anstehenden Aufgaben und priorisieren Sie diese.
  • Geeignete Software kann helfen, Aufgaben zu automatisieren und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.